DATADISIPLININSTRUKS

NHOs trafikkregler for databruk

NHO har laget en ny datadisiplininstruks – et godt utgangspunkt for medlemsbedrifter som vil formulere egne retningslinjer for arbeidstakers bruk av arbeidsgivers datasystemer.

Medlemmer i NHO kan logge inn for å laste ned et eksempel på datadisiplininstruks

>> LOGG INN MED BEDRIFTENS ORGANISASJONSNUMMER

Temaet ansattes e-post og bruk av internett er stadig aktuelt. 29. januar 2009 vedtok fornyings- og administrasjonsdepartementet nye regler for arbeidsgivers innsyn i ansattes e-post. De nye reglene er inntatt som nytt kapittel 9 til personopplysningsforskriften, og trådte i kraft 1. mars 2009.

Formålet med de nye reglene er å presisere når innsyn er tillatt, og innføre prosedyrer for hvordan innsyn skal gjennomføres. Men de nye reglene for arbeidsgivers innsyn i ansattes e-post som trådte i kraft 1. mars inneholder ingen veiledning for arbeidstakers bruk av arbeidsgivers datasystemer.

Etter personopplysningsforskriftens § 9-5 har arbeidsgivere ikke adgang til å fastsette instruks eller inngå avtale om arbeidsgivers innsyn i arbeidstakers e-postkasse mv. som fraviker bestemmelsene i forskriftens kapittel 9 til ugunst for arbeidstakerne. De nye reglene nødvendiggjør derfor at hver enkelt bedrift gjennomgår sine datadisiplininstrukser og sørger for at disse tilfredsstiller forskriftens minstekrav. Det er viktig at bedriftene utarbeider instrukser og policydokumenter som regulerer de ansattes bruk av e-post og tilgang til og bruk av data/datasystemer.

Tillit
- Et hovedpunkt i enhver bedrift må være å ha et godt tillitsforhold, det er jo selve drivkraften mellom arbeidsgiver og arbeidstaker. I denne typen saker er god informasjon både begynnelsen og slutten på hele diskusjonen, sier avdelingsdirektør for arbeidsrett i NHO, advokat Nina Melsom.

- Det sier seg selv at man kan komme opp i noen vanskelige situasjoner fra tid til annen. Og nettopp derfor har vi utarbeidet en datadisiplininstruks som regulerer alt dette, altså en form for trafikkregler ved nettbruk på jobb, fortsetter hun.

Anbefaler
Datatilsynet har anbefalt at bedrifter utarbeider instrukser og policydokument som regulerer de ansattes bruk av e-post og tilgang til og bruk av data. På denne bakgrunn har NHO tidligere utarbeidet et eksempel på datadisiplininstruks for egne ansatte. Nå er det utarbeidet en ny som er utformet i lys av de endringer som er innført i personopplysningsforskriften.

- Denne anbefaler vi våre medlemsbedrifter å ta utgangspunkt i når de utarbeidet sin egen instruks. Vi kan hjelpe til med hvordan det skal skje – instruksen må tilpasses bedriftenes/arbeidsgivers individuelle behov, sier Melsom.

- Vi gjør oppmerksom på at dersom arbeidsgiver beslutter å utarbeide en datadisiplininstruks, er det viktig at arbeidstakerne gjøres godt kjent med den. I tillegg til muntlig informasjon bør instruksen innarbeides i arbeidsreglementet, samt følge med som vedlegg til ansettelsesavtalen.

Medlemmer i NHO kan logge inn for å laste ned et eksempel på datadisiplininstruks

>> LOGG INN MED BEDRIFTENS ORGANISASJONSNUMMER