Dette må du tenke på ved nedbemanning

Vurderer din bedrift nedbemanning? Hvordan går man frem? Her er noen gode råd fra NHO.

Publisert 06.02.16

Innlandet

NHO og landsforeningene i NHO mottar i disse dager mange henvendelser fra bedrifter som må nedbemanne. Med sviktende inntekter er det påkrevet å redusere kostnader, som ofte også inkluderer lønnskostnader, dersom lønnsomhet og videre drift skal sikres.

Det rettslige utgangspunktet er at enhver bedrift plikter å drive økonomisk forsvarlig. I en slik vurdering kan ledelsen ikke begrense tiltak til nåsituasjonen. Den må også foreta tilpasninger i tide slik at ikke hele virksomheten eller gjenværende arbeidsplasser settes i unødvendig fare.

Ved bemanningsreduksjoner på grunn av forhold i virksomheten, som svikt i ordreinngang eller kundetilfang og synkende omsetning, er det viktig å være oppmerksom på at oppsigelser forutsetter saklig grunn. Det gjelder både bedriftsmessig rasjonell begrunnelse og arbeidsgivers fremgangsmåte.

Under følger noen forhold som erfaringsmessig er av betydning:

1. God planlegging

2. Informasjon og medvirkning

3. Saklig utvelgelse

4. Hvem skal sies opp

5. Annet passende arbeid skal vurderes

6. Drøftinger før og overlevering av oppsigelse

7. Etterfølgende rettslig prosess

1. God planlegging

Det er viktig med god og kvalitetssikret planlegging før oppsigelser meddeles.

Vår anbefaling er at bedriftene diskuterer og lager en konkret og klar tidsplan. I de fleste selskaper kan det være naturlig at styret behandler en slik plan, enten som gjenstand for styrebehandling, eller som orienteringssak fra daglig leder eller administrasjonen.

En godt planlagt nedbemanning vil ofte innebære at bedriften identifiserer gitte milepæler for når og hvordan ulike skritt skal nås. En fordel med en godt kvalitetssikret prosess er at det bidrar til å skape forståelse blant ansatte som kan berøres og dermed mindre uro, og ofte færre etterfølgende prosesser.

2. Informasjon og medvirkning

Arbeidsgiver skal sørge for informasjon til og medvirkning fra de ansatte eller deres tillitsvalgte.

Ifølge arbeidsmiljøloven skal oppsigelser drøftes på forhånd med den enkelte som vurderes oppsagt. For større oppsigelsesprosesser skal det etter loven også foretas drøftinger med representanter for de ansatte. Vår klare anbefaling er at de ansatte og deres representanter i alle oppsigelsesprosesser involveres gjennom hele nedbemanningsprosessen.

Dersom din bedrift er bundet av tariffavtale, vil som regel også denne ha krav om involvering av tillitsvalgte før en eventuell beslutning om nedbemanning fattes.

Ettersom en beslutning om oppsigelse har store følger for den som rammes, er det viktig at du som arbeidsgiver har et best mulig grunnlag før beslutningen tas. Dersom ansatte ikke er hørt, vil det være en saksbehandlingsfeil som kan medføre at oppsigelsen senere settes til side ved en rettslig prøving.

Også av andre grunner er det viktig at prosessen er foretatt på en betryggende, kvalitetssikret og rettferdig måte. Om det er gitt god informasjon og medarbeidere er hørt eller involvert om bakgrunnen for oppsigelser, vil det kunne bidra til forståelse for de valg som er tatt – og i neste omgang færre rettslige prosesser. Dette bringer oss tilbake til saklighetskravet.

3. Saklig utvelgelse

Utvelgelsen av den enkelte skal være basert på et saklig grunnlag.

Kravet om saklig grunn for oppsigelser betyr helt kort at en arbeidsgiver ikke kan si noen opp uten at arbeidsgiver kan vise til saklig grunn både for å redusere arbeidsstokken, og et forsvarlig grunnlag for at den enkelte blir oppsagt.

Ved vurderingen av om det er behov for å redusere bemanningen, kreves at bedriften har tatt stilling til om arbeidstakerne kan sysselsettes på en fornuftig måte fremover i tid. Dersom det kun er i en begrenset tid at det vil være krevende å fortsette alminnelig sysselsetting, er det en indikasjon på at det kan være riktigere og mer fornuftig å vurdere permittering.

4. Hvem skal sies opp

Dersom din bedrift har kommet til at oppsigelser er nødvendig, blir det neste spørsmålet; Hvilke ansatte vurderes oppsagt – og hvem av disse skal sies opp?

Valget av hvem som skal sies opp, er det som erfaringsmessig oppleves mest krevende både for arbeidsgiver, tillitsvalgte og ansatte. I mange nedbemanningssaker vil et relevant spørsmål for bedriften være om den kan velge en begrenset utvelgelseskrets, eksempelvis en region, et geografisk avgrenset område, et funksjonsområde, en divisjon, en avdeling eller en nærmere bestemt gruppe ansatte.

Utgangspunktet er at hele virksomheten sees under ett, for eksempel aksjeselskapet hvor nedbemanningen skal foretas, men kretsen kan avgrenses dersom det er saklig og forsvarlig.

Momenter som tilsier at det er saklig å begrense personkretsen for oppsigelse kan være den økonomisk situasjonen, bedriftens størrelse og geografisk utspredning, men også mer praktiske forhold som at bedriften vanskelig kan sees under ett ut fra ulike arbeidsoppgaver. Om bedriften også tidligere har basert utvelgelse innenfor avgrensede kretser og tillitsvalgte har sluttet seg til det, har også det betydning.

Neste spørsmål er hvem innenfor utvelgelseskretsen som skal sies opp. Også her gjelder kravet til saklig grunn når bedriften skal ta stilling til hva som skal vektlegges før endelig beslutning om oppsigelse. Relevante og saklige kriterier er bl.a.:

  • kompetanse
  • ansiennitet
  • egnethet/anvendelighet
  • alderssammensetning
  • sosiale forhold

Ofte vil tillitsvalgte kreve at ansiennitet skal legges til grunn som det førende kriterium ved valget mellom hvem som skal sies opp. For bedrifter bundet av Hovedavtalen mellom LO og NHO følger det av § 8-2 at ansiennitet skal vektlegges om det ikke er saklig grunn til noe annet, men også for andre bedrifter skal tjenestetid være et moment arbeidsgiver skal se hen til.

En av årsakene til at tjenestetid tradisjonelt har stått sterkt ved nedbemanning, er at lang arbeidserfaring som regel tilsier god kompetanse innenfor arbeidsområdene. Der virksomheten skal legge ned en produksjonslinje, erstatte manuelt arbeid med maskiner eller andre forhold der tjenestetid ikke har stor betydning, kan dette stille seg annerledes. Også i slike tilfeller skal imidlertid ansiennitet inngå i vurderingen, og bedriften må vurdere grunnlaget for hvorfor andre kriterier som kompetanse vurderes viktigere og dermed veier tyngre.

Et typisk grunnlag for å fravike ansiennitet, som etter omstendighetene vil anses saklig, er om bedriften finner det nødvendig å sikre fremtidig kompetansebehov. Det kan for eksempel skje om nedbemanningen innebærer at det blir færre ansatte å fordele arbeidsoppgavene på og at det derfor stilles krav til bredere kompetanse.

Masseoppsigelser Vær oppmerksom på at det gjelder særlige regler ved masseoppsigelser, det vil si oppsigelser av 10 eller flere arbeidstakere innenfor et tidsrom på 30 dager (jf. arbeidsmiljøloven § 15-2). Arbeidstakere som går over på førtidspensjon, eller som tilbys en sluttavtale, skal tas med i beregningen såfremt minst fem ansatte gis oppsigelse. Ved slike prosesser stiller loven strengere krav til saksbehandling og drøfting med de tillitsvalgte, herunder skriftlig informasjon om grunnene til eventuelle oppsigelser og antall arbeidstakere som vil kunne bli oppsagt. Tilsvarende informasjon skal også sendes det lokale NAV-kontoret, og de tillitsvalgte vil ha anledning til å kommentere virksomhetens anslag direkte overfor NAV. Meldingen til NAV er viktig også fordi masseoppsigelser først får virkning 30 dager etter NAV er underrettet. Praktisk sett betyr det at ingen fratrer før tidligst 30 dager etter at NAV er underrettet om masseoppsigelse.

Dersom en masseoppsigelse har sin bakgrunn i nedleggelse eller flytting av bedrift med over 30 ansatte og ni tideler av de ansatte planlegges sagt opp, inneholder Lov om meldeplikt av næringsvirksomhet (omstillingsloven) særlige krav. Det viktigste med loven er at beslutning om nedleggelse ikke kan tas før det har passert 30 dager fra fylkeskommunen er varslet. Formålet er at tiden skal brukes til å involvere eiere, ledelsen, ansatte og myndigheter for å vurdere mulighet for videre drift, eventuelt med nye eiere, eller andre omstillinger. 

5. Annet passende arbeid skal vurderes

En oppsigelse er ikke saklig begrunnet dersom arbeidsgiver har annet passende arbeid som kan tilbys arbeidstaker, ifølge arbeidsmiljøloven. Dette er å forstå som et krav om å se etter og vurdere om det er annet ledig arbeid som kan være passende for den som ellers vurderes oppsagt.

Spørsmål om annet passende arbeid oppstår ofte, og i domstolpraksis er det presisert at arbeidsgiver etter omstendighetene også har en plikt til å innrømme arbeidstaker en viss tid til opplæring. Det betyr at en ikke uten videre kan avskrive en stilling som passende bare fordi den som ellers vil sies opp ikke kan tre inn i stillingen med full produktivitet fra første dag. 

6. Drøftinger før og overlevering av oppsigelse

En helt sentral regel i arbeidsmiljøloven er at arbeidstaker før oppsigelse blir gitt kalles inn til drøftelsesmøte, der arbeidstakeren skal gis anledning til å fremlegge sitt syn på en eventuell oppsigelse og de ulemper en oppsigelse vil ha. Av loven følger at det ikke bare er personlige forhold som skal drøftes, men også hva virksomheten legger til grunn hva gjelder utvelgelsen mellom ansatte.

Husk også at det stilles strenge krav til hvordan en oppsigelse skal utformes. Vår anbefaling er at din bedrift gjør bruk av en mal som er kvalitetssikret i forhold til formelle krav. Et eksempel på en slik mal finner du her.

I tillegg til utformingen av selve oppsigelsen, sier arbeidsmiljøloven at oppsigelse enten skal sendes rekommandert eller overleveres personlig. 

7. Etterfølgende rettslig prosess

NHO og NHOs landsforeninger bistår årlig våre medlemsbedrifter i svært mange oppsigelsessaker som er bragt inn for domstolene. Mer informasjon om fordelaktige vilkår for prosessoppdrag der din bedrift blir stevnet for domstolene etter oppsigelse, finner du her.

Erfaringsmessig er det mest sentrale ved en etterfølgende rettslig prøving at bedriften kan dokumentere en ryddig saksbehandling, der innspill fra arbeidstakere og deres tillitsvalgte er tatt i betraktning. Videre er det viktig at bedriften har forholdt seg konsekvent til de beslutninger og kriterier som er fastlagt i prosessen. Selv om verken arbeidsmiljøloven eller tariffavtaler uttrykkelig stiller krav til skriftlighet annet enn ved utforming av oppsigelse, inngår slike forhold i helhetsvurderingen av saklighet som domstolene tar stilling til, dersom oppsigelse senere bestrides.

Vår klare anbefaling er derfor at enhver prosess med sikte på å redusere antall ansatte, innrettes med sikte på en mulig etterfølgende rettslig prøving. Det stiller høye krav til dokumentasjon og et forsvarlig vurderingsgrunnlag.