"Smartere innkjøp - en suksessfaktor

Dialog med markedet forut for en anbudskonkurranse om velferdsteknologi er trolig en suksessfaktor. Men dialogen må fortsette: Suksess med slik teknologi er 80 pst samhandling mellom mennesker. Det er Relacoms erfaringer etter å ha vunnet to slike konkurranser.

Publisert 10.03.14

Trøndelag, Leverandørutvikling

Det hadde seg slik at kommunene Verdal og Skien begge skulle ha velferdsteknologiske løsninger for beboere og ansatte på sykehjem omtrent samtidig. Skien var et halvt år før Verdal i anbudsprosessen. Skien skulle bygge nytt, Verdal rehabilitere. Begge prosjektene var piloter i NHO/KS Nasjonale program for leverandørutvikling, der dialog med markedet i forkant av selve anbudskonkurransen står sentralt. Likeså bruk av funksjonskrav.  Begge kommunene hadde dialogkonferanser forut for konkurransen, foruten mulighet for interesserte leverandører til å spille inn overordnede forslag og fikk de på bakgrunn av dette ha «en-til-en»-møter. Dette er kjernen i «smartere innkjøp» -metoden til programmet.

Relacom vant begge konkurransene. Tekniker John Einar Flasnes (bildet) i selskapet sier at velferdsteknologi ikke er noe nytt for dem. De har i en årrekke kablet sammen ulike systemer, «velferdsteknologi» er for dem bare en ny merkelapp. Men hvilke muligheter så Relacom i prosessen med markedsdialog forut for selve konkurransen?

Muligheter
- For det første fikk vi bedre begrep om hvor kommunene egentlig ville hen; hva som var deres mål. Dernest åpnet dialogen for at kommunen skaffet seg kunnskap om hva som var av produkter og muligheter i markedet – det visste de ikke så mye om på forhånd. Til sammen gav dette et bedre utgangspunkt for både leverandør og oppdragsgivere: Vi visste bedre hva de jaktet på, og de kunne være mer konkrete i sine krav. Det gir en bedre konkurranse.

Flasnes forteller at de interesserte seg for konkurransene fordi det var i tråd med hva som var deres kompetanse – et ledd i en naturlig prosess for Relacom. Hvor sentralt dette med «velferdsteknologi» vil bli i selskapets fremtidige strategi, spår han intet om, men blir dette et offentlig satsingsområde, åpner det seg jo et spennende marked.

Det krevdes m.a.o. ingen spesiell forberedelse fra Relacoms side å delta i de to konkurransene.  Kabling mellom nye eller nye og gamle systemer er noe de kan og har erfaring med. De enkelte produktene i systemene har de ikke selv, men de kjenner dette markedet og vet hvem de skal alliere seg med i de enkelte oppdragene. Men selve konkurranseformen, dialogen m.m., hva syntes Flasnes om det?

Kommunikasjonsutfordring
- Dialog med kommunene var positivt, ettersom det gav oss verdifull kunnskap om kunden. Men det var krevende – en kommunikasjonsutfordring, å få de enkelte menneskene og etatene i kommunen til å samarbeide og samhandle. Velferdsteknologi er 80 prosent mennesker og 20 prosent teknikk. Skal dette fungere, må kanskje tradisjonelle skott mellom avdelinger rives, og menneskene må forstå at dette ikke er noe som skal ta fra dem jobben, snarere være et verktøy til en enda bedre hverdag i jobben.

- Hvordan synes du kravspesifikasjonene til Verdal og Skien var blitt etter dialogkonferanse og øvrig dialog med kommunene og leverandørene fram til konkurransen startet?

Flasnes mener at kravspesifikasjonene ble bedre - kommunene hadde åpenbart tatt innover seg innspill fra leverandørhold. På den måten ble kravene tydeligere og lettere å svare på.

Og, de to kommunene benyttet hverandres kravspesifikasjon, var det lettere/kostnadsbesparende for Relacom? Flasnes: - Det er klart at det ble lettere - det ble jo en form for standardisering.

For en leverandør er selvsagt det å få jobben den store gevinsten. Men Flasnes legger også vekt på økt kompetanse i å arbeide med å få en kunde til å erkjenne at det kreves samarbeid på tvers av faggrenser om deres mål om godt fungerende velferdsteknologi skal nås. Nettopp dette er en læring – en erfaring – å ta med seg videre. Ikke så å forstå at Flasnes tror alle kommuner er like, tvert imot. – Kommunene er veldig forskjellige. Det kan skyldes kultur, geografi, størrelse etc. Gjennom å ha vært med i de to konkurransene har vi tilegnet oss mye kunnskap om nettopp dette, slik at vi  neste gang har forutsetninger for å unngå de vanskeligste barrierene i tilnærmingen til samarbeidet, sier han. Velferdsteknologi er ingen «svart boks» som selges inn, det er en prosess som varer og gir videreutvikling over år fremover, og dreier seg om menneskers bruk av intelligent teknologi.

- Hvilket råd vil du så gi til bedrifter som vurdere å gi seg i kast med en anbudsprosess etter «smartere innkjøp» -metoden?

- Vær åpne for samarbeid med andre leverandører, se dere rundt, ikke vær for selvopptatte. Og finne ut om kunden; lær å forstå ham.

I en tid der terninger benyttes i stor grad for å gi uttrykk for hvor tilfreds/mindre tilfreds man er, utfordrer vi Relacoms Flasnes til å gi poeng for totalopplevelsen etter de to anbudskonkurransene de var med i – og vant kontrakt i. Skalaen er 1 til 5, der 5 er det høyeste, og der Flasnes gir en 4’er. En femmer henger høyt, og da skal det ikke være noe å bemerke. Er det småting, som her og som det alltid er i starten av noe, er en 4’er god karakter!