Etiske retningslinjer

Flere og flere bedrifter velger å sette ord på de forventninger de har til sine ansatte når det gjelder adferd. Her er noen forhold det er verdt å tenke over hvis din bedrift skal lage slike retningslinjer.

Publisert 15.04.10

Seriøst arbeidsliv og samfunnsansvar

Mange større selskaper med hovedkontor i USA har svært kompliserte etiske regelverk. Dette henger sammen med juridiske forhold i USA, og dreier seg til dels om å forebygge at bedriften kan bli erstatningsansvarlig for overtramp begått av enkeltansatte.

Hvilke retningslinjer trenger vi?

I Norge ser vi først og fremst på etiske retningslinjer som et verktøy for å påvirke adferden og kulturen i bedriften. Da er det viktig at reglene er:

  • enkle å forstå (konkrete, trekker klare grenser som ikke krever juridisk eller annen spesialkompetanse)
  • relevante for medarbeidernes hverdag og de utfordringer og dilemmaer som kan oppstå
  • har begrenset omfang (slik at de er lette å sette seg inn i)

Forsøk å finne få og enkle regler som kan etterleves i praksis - regler som ikke følges opp kan bidra til å skape og forsterke slappe holdninger og ukultur.

Et godt verktøy - men ikke alene

Etiske retningslinjer kan være et fornuftig verktøy. Ledelsen setter ord på de forventninger bedriften har til medarbeideres adferd, og det blir dermed lettere både å diskutere disse forventningene, og å slå ned på brudd på dem. Imidlertid er det verdt å huske på at retningslinjer alene ikke har stor effekt på kulturen i bedriften. Retningslinjene må følges opp av ledelsen:

  • gjennom at det er sammenheng mellom liv og lære - få, enkle regler som lar seg etterleve i praksis er bedre enn mange og kompliserte som ingen følger opp
  • gjennom å sette et eksempel ved egen adferd
  • gjennom å slå ned på brudd og gi synlig ros når reglene etterleves, og å legge til rette for at brudd kan rapporteres internt
  • gjennom å oppmuntre til diskusjon om reglene og hvordan de etterleves i praksis

Hvilke alternativer finnes til etiske retningslinjer?

Mange bedrifter velger å begynne med å formulere noen grunnleggende verdier som skal prege kulturen i bedriften, gjerne i sammenheng med en klar visjon for bedriften.

Dette kan være et første skritt mot å tydeliggjøre ledelsens forventninger til adferd, og kan gi de etiske retningslinjene et fundament eller verdigrunnlag å bygge på. De etiske retningslinjene kan da være et middel til å konkretisere verdigrunnlaget.

Noen velger også å basere seg på et verdigrunnlag som står alene, uten spesifiserte etiske retningslinjer. Dette er nok mer krevende, fordi den enkelte leder da blir ansvarlig for å "tolke" verdigrunnlaget for sine medarbeidere i det daglige arbeid. På den annen side er verdier mer fleksible, og man unngår kanskje at noen kan forsvare uakseptabel oppførsel med "huller" i retningslinjene.

Hva skal være innholdet i våre etiske retningslinjer? 

Det er behovene i den enkelte bedrift og de utfordringer bedriften møter i sin bransje og med sin bedriftskultur som må være utgangspunktet for å formulere konkrete regler. Derfor har NHO valgt å ikke lage etiske retningslinjer for alle medlemsbedrifter.

Det er en fordel å be om innspill fra alle i bedriften når det gjelder hvilke utfordringer og dilemmaer ansatte og ledere møter, og hvilke grenser det er fornuftig å trekke opp.

Retningslinjene kan dreie seg om å trekke skarpe grenser. Hvis slike grenser tallfestes, f eks når det gjelder verdien av gaver man har lov å motta, må disse grensene holdes oppdatert.

Når det gjelder andre forhold kan det være hensiktsmessig å være mer åpen, og eventuelt peke på forhold som må vurderes i den enkelte situasjon.

Si også gjerne noe om hvordan retningslinjene vil bli fulgt opp, og konsekvenser av brudd på retningslinjene. Grove og gjentatte brudd bør kunne være oppsigelsesgrunn. Mildere reaksjoner bør imidlertid være hovedregelen, så vel som positiv tilbakemelding når regelen etterleves. Husk at målet er en god bedriftskultur, ikke at ansatte skal skjule sine feil av frykt for konsekvensene!

NHOs veileder "...over streken?" er et hjelpemiddel i utvikling av retningslinjer når det gjelder gaver, representasjon og utgiftsdekning for andre enn egne ansatte.

NHOs veileder "Når sant skal sies" er et hjelpemiddel i utvikling av retningslinjer når det gjelder varsling.
 
Forhold som kan omtales i etiske retningslinjer:

Interessekonflikter

  • forskjellsbehandling av familiemedlemmer
  • arbeid for eller eierinteresser i konkurrerende virksomhet, hos kunder eller leverandører
  • privat bruk av bedriftens eiendeler
  • forretningshemmeligheter
  • gaver til og fra forretningsforbindelser

Forholdet til kunder, leverandører og konkurrenter

  • holde avtaler og oppfylle forpliktelser
  • omtale av konkurrenter
  • opplysninger om feil og mangler
  • forretningsmetoder
  • respekt for konkurranselovgivningen

Forholdet til medarbeidere

  • respekt, ansvar, trygghet
  • åpenhet for kritikk
  • samarbeid
  • relevant likebehandling

Rutiner i forhold til etikk

  • varsling
  • krav til lederoppfølging og opplæring
  • reaksjoner og oppfølging av brudd på retningslinjer

Spesielle forhold for internasjonalt engasjerte bedrifter 

For bedrifter som arbeider internasjonalt vil det være flere forhold som kan kreve dekkende retningslinjer, blant annet forholdet til menneskerettigheter og spesielle utfordringer knyttet til korrupsjon.

Det kan også være nødvendig med spesiell oppmerksomhet på takt og tone i andre land hvor man opererer.

Retningslinjer for ansatte og tillitsvalgte i NHODet er utarbeidet etiske retningslinjer som gjelder for ansatte i NHO, og for tillitsvalgte når de opptrer på vegne av NHO.