Småbedrift løste den offentlige anbudskoden

En liten bedrift på Flisa - Klubben AS - kaprer kontrakt på kontrakt med det offentlige. Slik har det ikke alltid vært, men så forsto de hva de gjorde feil. Da begynte de å vinne. Her er deres «sju gode vinnerråd».

Kristian Botten Pedersen er anbudseksperten i  Klubben AS. Foto: Tonje Lillemo

Publisert 24.11.14

Offentlige anskaffelser

Bedriften holder til på Flisa, nesten på elvebredden av Glomma, nær 15 mil fra Oslo.

Det er 32 ansatte i Klubben AS, som er en betydelig leverandør av utstyr til svømme- og idrettshaller, treningssenter, skoler, barnehager, institusjoner, butikker, idrettslag og privatpersoner.

Salg til offentlig sektor etter anbud utgjør om lag 15 prosent av deres årsomsetning på 99 millioner (2013-tall). 

- Hvordan er det mulig for en mindre bedrift med en slik beliggenhet å være så konkurransedyktig når det gjelder offentlige kontrakter?

Kristian Botten Pedersen (bildet) er anbudseksperten i bedriften.

- Vi har ikke alltid vunnet, forteller han. Det var en tid da vi tapte og tapte, og det kostet oss mye. Som en kollega sa det en gang: Vi forstod ikke hva vi gjorde feil, så vi ba om å få en utdypet begrunnelse. Etter en times telefonmøte med Bergen kommune hadde vi fått mange nyttige tips. Neste anbud vant vi!

Her er Botten Pedersen sju gode råd:

1) Vær nøyaktig, les gjennom konkurransegrunnlaget flere ganger

2) Still spørsmål til oppdragsgiver ved tvilstilfeller

3) Kartlegg arbeidsmengden og planlegg besvarelsen for å ikke få dårlig tid

4) Skal det leveres i papirformat – lag egen sjekkliste over nødvendige dokumenter

5) Ved elektronisk levering, sett deg tidlig inn i plattformen så du ikke får uforutsette problemer på tampen

6) Be alltid om innsyn, uansett resultat. Viktig for å kartlegge bransjepraksis.

7) Gå på kurs: «Hvordan vinne anbud».

Se med «oppdragsgivers øyne»

Å holde prisene nede, satse på kvalitet og se på behovene med «oppdragsgivers øyne». Det er sentralt. I tillegg til etterretning: Finn ut hvem som sitter i brukergruppene bak den enkelte utlysning; nyttig er det også dersom du har vært i kontakt med kommunen, fylkeskommunen eller den statlige etaten tidligere. Bedriften legger dessuten stor vekt på å vise samfunnsansvar:

- Vi spør hver nye leverandør til oss om de godtar våre etiske retningslinjer, dvs. slutter seg til ILOs kjernekonvensjoner. For oss er omdømmet svært viktig. Vi har tapt dersom det viser seg at idrettsutstyr og andre produkter fra oss er laget med barnehender under kummerlige lønns- og arbeidsvilkår ett eller annet fjernt sted i verden, påpeker Botten Pedersen, og skulle gjerne sett at flere offentlige virksomheter stilte slike krav og fulgte dem opp.

Satser på samfunnsansvar

- Vår erfaring er at det bare er et fåtall kommuner som gjør det. Jo flinkere vi er på dette området, jo mer får vi igjen, sier han.

- Men vi bruker mye tid og krefter på dette, og dersom det er så liten interesse i det offentlige, må vi stille spørsmålet om det er investeringene verd.

Kompetansen når det gjelder krav til samfunnsansvar fra det offentlige bekymrer imidlertid Botten Pedersen:

- Noen spør om underskrift på at det ikke fins barnearbeid i vår leverandørkjede. Hva er poenget? Ingen kan gi denne garantien, om de ikke selv har stått for produksjonen under eget tak. Vi besøker selvsagt noen mellomledd og produsenter av produktene våre, men det ville vært ute av proporsjoner for en liten bedrift som vår å besøke samtlige. Derfor undertegner vi ikke, men sender i stedet med et vedlegg hvor vi peker på at vi er medlem av IEH (Initiativ for etisk handel) og må levere iht. deres krav for oppfølging av temaet, sier han.