Offentlige anbud må styrke lokalt næringsliv – ikke svekke det

Spørsmålet er: Hvordan kan kommunene bruke handlingsrommet smartere, slik at anskaffelser gir mer verdi for fellesskapet? Mange bedrifter opplever at anbudskonkurranser blir for snevre, slik at pris får større betydning enn det kommunene egentlig ønsker.

«Å få en inngangsbillett til kommunene i dag er vanskelig. Vi tapte nylig et anbud på en sprinkler-rammeavtale, da kommunen valgte en leverandør fra utenfor regionen. Verken lokal tilstedeværelse eller miljø ble tatt med i regnestykket.» (Medlemsbedrift, Drammen, 44 ansatte)

 «Kommunen bør i større grad ta hensyn til lokale aktører når det er mulig. Som lokal bedrift er vi viktig for kommunen. Vi er her, bor her, skatter her – det bør telle med.» (Medlemsbedrift, Kongsberg, 83 ansatte)

Ikke «lokalt uansett», men smartere innkjøp

Dette handler ikke om å favorisere lokale leverandører. Det handler om å bruke handlingsrommet til å vekte totalverdi. Det kan for eksempel være:

• leveransesikkerhet og responstid
• kvalitet og gjennomføringsevne
• klimaavtrykk, transport og logistikk
• innovasjon og forbedring over avtaleperioden
• livsløpskostnader, ikke bare innkjøpspris

Når anskaffelser utformes slik at mindre bedrifter kan delta, får kommunen tilgang til flere leverandører og løsninger. Det styrker konkurransen over tid.

Nærhet som ressurs: klima og beredskap

Flere kommuner ønsker lavere utslipp i egne innkjøp. Lokale leverandører kan ofte bidra med kortere reisevei, raskere service og tettere oppfølging. Da må klimafaktorene være målbare og telle i vurderingen, særlig der transport og logistikk utgjør en vesentlig del av leveransen. Leverandørvalg er også risikostyring. Det handler om forsyningskjeder, responstid, underleverandører og evne til å håndtere avvik.

«Offentlige anbud er vanskelige å forstå, med uklare krav og subjektive kriterier og vektinger. Det er flotte ord i anbudsprosessene, men når det kommer til stykket, er det kun pris som teller.» (Medlemsbedrift, Ringerike, 19 ansatte)

Flere lokale aktører gir kommunen flere valg

Mange anbud blir for store eller samlet i totalpakker som i praksis bare passer de største. Terskelen blir høy, selv for leverandører med solid kapasitet på deler av leveransen. Konsekvensen er færre tilbydere, svakere konkurranse og mindre rom for lokale leveranser.

Arnhild Dordi Gjønnes, advokat i næringspolitisk avdeling i NHO, minner om at det er mulig å kombinere effektiv styring med bredere deltakelse, for eksempel gjennom hensiktsmessig oppdeling og rammeavtaler og kontrakter.

-Et eksempel går på renhold av skoler. Fylkeskommuner kan dele opp anbudet slik at ikke én leverandør tar seg av alle skolene.  Eller, en kommune trenger ikke å kjøpe alt av fruktkurver fra én leverandør, men heller bruke en håndfull lokale leverandører. Enkelte spesifiserer anbudet inn mot én spesifikk aktør, som de har hatt tidligere. Da blir de andre ekskludert, sier hun.

Gi rom for innovasjon

Gjønnes mener markedsdialog er viktig, og oppfordrer oppdragsgivere til mer og mer målrettet dialog. Ikke bare om anskaffelsen, men også for å få mer innovasjon i anskaffelsene.

-Så lenge det er åpent og transparent, kan man også åpne opp for å lage klausuler i konkurransegrunnlaget slik at mindre bedrifter eller start-ups kan være med, for eksempel med tanke på krav til årsregnskap for de siste tre årene. Se heller på soliditeten i selskapet, råder hun.

Fem grep som gir mer verdi

Det skal ikke store endringer til for å hente ut mer effekt av fellesskapets penger. Her er fem praktiske grep som kan gi bedre leveranser og samtidig styrke lokalt næringsliv:

1. Start med dialog, ikke PDF
   Mer bruk av dialog fremfor anbud. Tidlig markedsdialog gir bedre behovsforståelse, riktigere krav og flere relevante tilbud. En kort, strukturert markedsdialog før kunngjøring, kan være forskjellen på tre tilbud fra lokale leverandører og null. Regelverket åpner for dialog, så lenge alle behandles likt.
2. Del opp der det er hensiktsmessig
   Vurder oppdeling geografisk, faglig eller i del-leveranser. Kombiner gjerne med rammeavtaler og gode bestillingsrutiner.
3. Still proporsjonale kvalifikasjonskrav
   Dokumentasjonskrav og krav til omsetning, referanser og bemanning bør stå i forhold til risiko og kontraktens størrelse, slik at flere seriøse aktører kan delta.
4. Kutt dokumentasjon som ikke gir beslutningsverdi
   Standardiser og forenkle der det er mulig. Mindre papir gir lavere kostnad for både kommune og leverandør. Det er ikke nødvendig med hundre sider kravspesifikasjon på det du skal kjøpe, når det holder med ti eller fem.
5. La klima, kvalitet og gjennomføring telle i poengsummen og følg opp i kontrakt. Gjør grønne krav tydelige og like

   Fra 1. januar 2024 skal klima- og miljøhensyn vektes minimum 30 prosent i tildelingen. Hvis transport, utslipp, responstid eller gjennomføringsplan er viktig, må det gi konkret og etterprøvbar uttelling. Og, det må følges opp gjennom avtaleperioden.

Disse fem rådene vil forhåpentligvis gjøre det enklere. Hvis du likevel opplever å stange hodet i veggen og ikke komme noen vei, kan det være en ide å kontakte NHOs fremste ekspert på offentlige anskaffelser, Arnhild Dordi Gjønnes.

Ellers tilbyr DFØ (Direktoratet for forvaltning og økonomistyring) oppdatert veiledning, verktøy og ressurser for offentlige anskaffelser på:

Anskaffelser.no

Fagsider om offentlige anskaffelser